Tema 1 - Explorando Excel

• Ingresar a Microsoft Excel.

Pasos:

1. Dar clic en el botón de Inicio ubicado en la esquina izquierda de la pantalla.
2. Dar clic en Todos los programas.
3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office y dar clic en dicho paquete.
4. Allí se despliega un menú en el que debe escoger la opción Microsoft Excel 2010, dando clic.
5. Después se abrirará el programa para empezar a trabajar en él.

• Conocer el área de trabajo.

Al iniciar Excel aparece una pantalla, a continuación se describirán los componentes fundamentales.

En el extremo superior derecho están los siguientes botones:

• Minimizar: es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla para que la ventana se sitúe en la barra de tareas inferior del computador.
• Maximizar o ampliar: ventana vista al 100%.
• Cerrar el programa (recuerde guardar el trabajo primero).

• Áreas del libro Excel.

Área menú

• Barra de título.
• Barra de acceso rápido.
• Menú cinta.

Área de trabajo

• Cuadro de nombres: sirve para viajar rápidamente al interior del documento ubicando coordenadas, ejemplo: E22, celda ubicada en la columna E y la fila 22).
• Barra de etiquetas: Permite ir a las diferentes hojas del documento, de igual manera se pueden crear más hojas. (Parte inferior izquierda de la pantalla).
• Barra de desplazamiento: Permite desplazarse hacia los lados del documento.
• Barra de estado: Permite utilizar el zoom del documento y cambiar de vista.

• Ingresar datos a la hoja de cálculo.

Para desarrollar una base de datos se deben seguir los siguientes pasos:

1. Con el cursor señalar la pestaña, hoja 1. Recuadro en rojo.

2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.

3. Dar clic sobre el área resaltada (donde se dió clic derecho) y digitar el nombre deseado.

Introducir datos

En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, números o fórmulas.

Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, el cual se puede observar en la celda y en la barra de fórmulas.

Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella (clic sobre la celda) y borrando los datos ingresados.

Tener en cuenta:

Valores constantes: estos pueden ser números, fechas, hora y texto.

Fórmulas: es una secuencia formada por valores constantes, referencias, funciones, entre otras.

Errores más comunes: cuando se ingresa una fórmula en una celda pueden haber errores. En la siguiente lista se explican estos errores:

#####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operación incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A: cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

• Formato a texto.

Una vez los títulos de la información a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas.

Pasos para cambiar el formato a texto, número, moneda, etc.:

1. Clic en la pestaña inicio.

2. Se ubica el grupo número.

3. Hacer clic sobre la flecha de formato.

4. Del menú visualizado, dar clic sobre texto.

5. Dar clic en Aceptar.

• Guardar libro.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez o se guarda una copia de uno existente. En este caso el archivo se le da un nombre al momento de guardarlo.

2. Guardar: cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo sobrescribiéndolo. Es decir, que este archivo ya se había abierto previamente en el computador.

Los pasos para guardar un libro por primera vez son:

1. Dar clic sobre la pestaña Archivo.

2. Del menú desplegado, seleccionar con clic la opción Guardar como.

3. Elegir la ubicación en la que se desea guardar el libro.

4. Colocar el nombre del libro.

5. Verificar que en el campo, Tipo archivo, diga Libro Excel.

6. Dar clic en Guardar.

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